Переговоры – это важный аспект успешной работы отдела закупок. Умение успешно провести переговоры позволяет, с одной стороны, улучшить коммерческие условия, с другой стороны, смягчить существующие проблемы и не допустить возникновения новых в работе с поставщиками.
Переговоры с поставщиками базируются на личной коммуникации с людьми, применении определенных тактик, понимании рынка и анализе статистических данных.
В этой статье мы рассмотрим вопрос, как подготовиться к переговорам с поставщиками. Итак, как же это сделать?
Помните, что на протяжении всего процесса переговоров с поставщиком, большую часть времени следует уделить подготовке к переговорам. Существуют следующие этапы подготовки к переговорам:
1. Определите стратегию ведения переговоров
Проведите внутреннее совещание со всеми участниками предстоящих переговоров, чтобы определить желаемый результат и договориться о том, как построить процесс переговоров с поставщиком. Четко сформулируйте цели, желаемый и минимально допустимый результат переговоров.
2. Соберите статистику и изучите данные по расходам
Подробно изучите затраты, которые вы несете при закупке товара. Это могут быть себестоимость товаров, накладные расходы, заработная плата, упаковка, транспортные расходы и др.
3. Уточните у поставщика, какие он ставит цели и что ожидает от переговоров
Постарайтесь заранее собрать как можно больше информации о том, что ожидает от данной встречи поставщик. Узнайте, кто будет присутствовать на переговорах. Будет ли присутствовать лицо, принимающее решение? Потребуется ли время на согласование принятых на встрече решений с вышестоящим руководством? Это повлияет на то, кого имеет смысл пригласить на встречу с вашей стороны и как следует посадить участников за столом переговоров.
4. Распределите роли участников переговоров
Решите, кто будет вести переговоры с вашей стороны. Назначьте место встречи. Договоритесь, кто будет протоколировать встречу. Необходимо, чтоб все участники встречи с вашей стороны были знакомы с последовательностью выступлений, своей ролью в процессе переговоров и всеми этапами переговоров.
5. Согласуйте порядок выступлений и очередность обсуждаемых на переговорах вопросов
Уточните у поставщика, какие вопросы и в какой последовательности он бы хотел обсудить. Если переговоры зайдут в тупик, либо примут нежелательный для вас поворот, всегда есть возможность приостановить обсуждение и сделать 5-минутный перерыв для того, чтоб с участниками встречи с вашей стороны решить, как далее построить диалог.
Знание и применение этих пяти этапов позволит вам успешно подготовиться к переговорам и в случае, если «что-то пойдет не так», оперативно отреагировать, т.е. управлять процессом переговоров и понимать, как и в какую сторону их направить с целью получения максимальных выгод.