Переговоры с поставщиками – важный и ответственный этап в работе отдела закупок.
Для того, чтоб успешно проводить переговоры и достигать максимума, нужно понимать, из каких этапов состоит процесс переговоров и что важно учесть. Многие считаю, что переговоры – это момент встречи с поставщиками. Но, на самом деле, все гораздо сложнее.
В этой статье мы рассмотрим вопрос, какие есть этапы переговоров и в чем их суть. Итак, какие же этапы нужно пройти, чтоб достичь желаемого результат на переговорах?
1. Подготовка – это ключевой фактор успеха в процессе переговоров с поставщиками.
Именно на этом этапе вам нужно проанализировать максимальный объем аналитических данных, что станет основой для переговоров. Здесь имеет смысл проанализировать расходы на поставку продукции как от этого поставщика, так и от других поставщиков. Так же именно на этом этапе важно определить ваши цели переговоров, каких результатов вы хотите достичь и что вы сможете предложить поставщику встречно.
2. Узнайте позицию и настрой поставщика по отношению к переговорам, постарайтесь создать доверительный настрой перед переговорами.
На этом этапе нужно выделить время, чтобы оценить, что вам могут дать данные переговоры. Здесь речь идет как о выгодах, так и рисках. Есть ли вероятность того, что в результате переговоров ситуация для вас ухудшится? Например, поставщик ухудшит условия поставки или прекратит сотрудничество с вами? Насколько для вас это критично?
Заранее узнайте позицию и настрой поставщика. Например, он очень хочет работать и готов с вами договариваться на максимально выгодных для вас условиях или, наоборот, отношения натянутые и ваша цель сохранить существующие условия поставок.
3.Непосредственно переговоры — основная часть любых переговоров.
В процессе переговоров важно понять позицию каждой из сторон – в чем вы и ваш поставщик готовы идти на диалог, а в чем нет.
На переговорах чаще всего обсуждают финансовые аспекты (отсрочка платежа, скидка, бонус), вопросы своевременности поставок, качество товаров, условия обслуживания и др.
Цель партнерских переговоров с поставщиком - достичь результата, который соответствует интересам обеих сторон, не создает конфликтов и давления в долгосрочной перспективе.
Для этого вы должны заранее подготовиться и определить, что вы готовы предложить поставщику взаимен на предлагаемые им выгоды. При этом, для вас данные условия не должны быть серьезным ограничением в работе или стоить слишком дорого, что ухудшит итоговый результат переговоров.
То есть по факту, для обеих сторон получаемые выгоды должны существенно превышать те затраты, которые они понесут для выполнения достигнутых договорённостей.
4. Постпереговорный этап – юридическое оформление достигнутых договоренностей на переговорах.
На этом этапе важно, чтоб все договоренности, достигнутые на переговорах, были юридически оформлены подписанием советующих документов. Это важно для выстраивания доверительных отношений с партнерами.
Следующим не менее важным является соблюдение достигнутых договоренностей и выполнение всех своих обязательства обеими сторонами.
5. Определение стратегии и донесение итогов переговоров до всех заинтересованных сотрудников компании
Проведите внутреннее собрание по обсуждению достигнутых с поставщиком договоренностей. На собрании должны присутствовать все заинтересованные лица компании. Помимо донесения информации в процессе обсуждения, возможно, возникнут идеи по реализации этих решений и исполнению договорных условий.